controle financeiro produtora como fazer

Dá um pouco de trabalho no começo, mas vai mudar a sua vida

De todas as atividades que nós, como pequenos empresários, temos que dar conta, o controle financeiro é, sem dúvida, o mais difícil e o que mais mexe com as nossas emoções. Quem nunca viveu momentos de tensão enquanto esperava o saldo do banco carregar na tela?

E quem nunca sofreu com o caderninho, tentando fazer as contas baterem, procurando uma informação de 6 meses atrás para conferir se o cliente tinha mesmo te pagado, porque você diz que não, mas ele diz que sim?

Os mais modernos também já devem ter sofrido com aquela planilha infinita, com 749 linhas de parcelas, que nem cabem mais na tela, e que, a cada novo cliente, deixam o arquivo mais pesado. Fora o risco de perder todos os dados do dia pra noite.

Pois é, amigos, não é fácil não. A parte financeira está bem longe de ser a nossa preferida, mas organizá-la é fundamental para que possamos trabalhar mais tranquilos e mais felizes. Afinal, sem ter dinheiro para pagar as contas, é impossível ter foco para fazer um trabalho mais legal.

De tudo o que nós resolvemos organizar na Brigadeiro Filmes até hoje, o financeiro foi e continua sendo o mais difícil. Já melhoramos muita coisa mas, estudando um pouco mais a fundo, descobrimos que tudo o que fizemos ainda não chegou nem no básico desejável, se compararmos com uma empresa padrão de outros mercados. Ainda temos muito o que aprender.

Mas o que fizemos já nos ajudou demais, e é por isso que queremos dividir um pouquinho com você. E já que o assunto não é dos mais divertidos, vamos falar sobre ele em pequenas doses, ok?

 

Controle Financeiro para quem não entende nada de finanças

Seja bem-vindo(a) ao nosso clube. Também não entendemos quase nada de finanças. Por isso, vamos tentar simplificar ao máximo tudo o que aprendemos, para ficar mais fácil de aplicar.

A primeira coisa e a mais importante, de tudo o que você precisa fazer antes de começarmos a falar sobre dinheiro é saber o quanto entra e o quanto sai da sua conta todo mês. Se a sua conta pessoal é a mesma que você usa para receber os pagamentos da sua produtora, você precisa resolver isso já (prometo que ensino a fazer isso em breve – estou preparando um post especial sobre “Como legalizar a sua produtora”. Se inscreve na nossa newsletter ali do lado que eu te envio por e-mail também quando ficar pronto). 

Mesmo que você ainda tenha tudo misturado, continue comigo e aplique na sua conta pessoal, porque já vai te ajudar muito e aí, assim que você separar as contas, já vai saber fazer e vai ser muito mais fácil. Vai por mim.

E pra você ver como vai ser mesmo simples, o post de hoje vai ser apenas para te apresentar o seu novo melhor amigo, e é a partir dele que nós, depois, vamos conversar mais sobre finanças.

Aqui na Brigadeiro, o nosso assistente pessoal para assuntos financeiros é o Zero Paper. Como o próprio nome diz, a ideia do aplicativo é eliminar o caderninho e as papeladas da sua vida.

Como funciona?

É só fazer upload do seu extrato bancário dentro do sistema e ele vai te ajudar a organizar tudo, categorizando os recebimentos e os gastos do mês. Além disso, vai te ajudar a enxergar os próximos meses, mostrando tudo o que você terá que pagar e o dinheiro que tem para receber. Criei uma conta de demonstração para você conhecer um pouquinho da interface.

Como fazer o controle financeiro da produtora

Recebimentos do mês no Zero Paper

Na parte de recebimentos, ele te mostra quanto você já recebeu e quanto ainda falta para receber. Os clientes com pagamentos atrasados ficam sinalizados em amarelo.

Clicando em “Adicionar Recebimento”, você cadastra um novo cliente, e já pode informar a data e valor de cada parcela. Daí, o aplicativo já faz a sua previsão para os próximos meses e você já sabe antes se precisa ou não se preocupar com o dinheiro. Assim, dá tempo de se preparar, fechar mais contratos, cortar custos e etc. para não passar sufoco lá na frente.

Como fazer o controle financeiro da sua produtora de forma simples

Despesas do mês no Zero Paper

Na parte dos é pagamentos bem parecido. Na parte de baixo, ele diz o quanto você já pagou e o quanto falta pagar para “zerar suas dívidas” daquele mês. O que você esqueceu de pagar fica em amarelo. Da mesma forma que o clientes, se você tem contas que se repetem todos os meses, já pode informar para o Zero Paper contabilizar no futuro.

Como colocar os dados no aplicativo?

Para “abastecer” o Zero Paper com informações, você precisa entrar no site do seu banco e gerar um arquivo OFX. Sei que varia um pouquinho de um banco para o outro mas, na maior parte dos casos, é só você ir até a área de “Extratos” e selecionar o extrato na versão OFX (ou Money).

Daí, você baixa o arquivo para o seu computador, faz login no Zero Paper, clica na engrenagem de “Configurações”, no menu de cima, e seleciona “Importar extrato”. Ele vai abrir uma tela mostrando todas as movimentações do seu extrato e vai pedir para você categorizar.

Na primeira vez, dá uma certa preguiça categorizar um por um dos itens. Mas, a partir do segundo mês, ele já vai salvar os seus gastos e recebimentos repetidos (contas de água, luz, telefone, restaurantes que você vai sempre e até os nome dos seus clientes). O seu trabalho, então, vai ser só o de conferir o que ele categorizou e passar as informações novas. Depois da primeira vez, você vai gastar 15 minutos ou menos em cada visita ao aplicativo.

Como nós usamos o Zero Paper

Quando resolvemos fazer o nosso controle financeiro, decidimos que não perderíamos tempo procurando todos os extratos da nossa vida, afinal, eram 5 anos de bagunça.  Então, pegamos os 3 meses anteriores e começamos a partir dali.

Hoje, eu faço a atualização do Zero Paper a cada 15 dias ou, se estivermos em um mês com muito trabalho, no último dia útil do mês. Não deixo ficar mais de um mês sem atualizar para não acumular muita coisa. O ideal seria fazer este controle uma vez por semana mas, sendo sincera, no nosso fluxo de trabalho, a cada 15 dias fica mais fácil, até porque eu tento sempre juntar os pagamentos dos clientes para as mesmas datas. Assim, fica mais fácil de conferir.

Outra coisa legal é que você pode configurar lembretes por e-mail ou SMS sobre recebimentos ou pagamentos, e aí você nunca esquece nada importante.

Nós usamos a versão grátis, que já tem, praticamente, todos os recursos necessários para o controle financeiro básico da sua produtora. A versão paga também não custa tão caro (R$ 19,90 por mês) mas, sinceramente, não sentimos a necessidade dos recursos Plus.

Se, por algum motivo, você não curtir o Zero Paper, o Conta Azul faz as mesmas coisas, e também é sensacional, mas só tem planos pagos.

O que mais você precisa saber sobre controle financeiro?

Muita coisa! Mas, por enquanto, é só isso! Se você conseguir organizar suas entradas e saídas, nos próximos posts, vamos poder conversar sobre custos, fluxo de caixa e todas essas coisas que parecem muito assustadoras (e são um pouquinho mesmo) mas são muito importantes e vão fazer toda a diferença na forma como você se organiza e até nos valores que você cobra dos seus clientes. E esse processo de descoberta é muito legal.

Em um primeiro momento, pode ser que você fique com medo de olhar para as suas contas. Nós também ficamos, e vou confessar que também ficamos muito decepcionados com o que vimos quando sentamos para analisar a situação. A desorganização estava muito grande: estávamos gastando demais, tínhamos muitos clientes devendo e, mesmo que não estivéssemos ganhando pouco, também não estava sobrando muito.

Mas, se não tivéssemos parado e tomado essa decisão de organizar, talvez não estivéssemos aqui hoje. Talvez a Brigadeiro tivesse fechado as portas por ter as contas tão desequilibradas. Hoje, estamos aqui firmes e fortes, e quero te dizer para não ter medo. É só um mal necessário para que possamos crescer.

Quais são as suas maiores dificuldades para controlar a parte financeira da sua empresa? Conta pra gente aqui nos comentários! Assim, podemos escrever outros posts tão legais quanto este. 🙂

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